1. ANTECEDENTES
Hace algún tiempo atrás, conversando con algunos amigos y planificando, como siempre, el siguiente paso en la evolución de la informática jurídica, percibí que los abogados cada vez trabajamos menos en la oficina tradicional, es decir, que el desplazamiento de la casa a la oficina en algunos casos es prácticamente nulo, esta idea surgió a raíz de la tesis sobre contratos de teletrabajo que tuve ocasión de hacer en pregrado, allá por el año 2002, pero aún mas porque ya por entonces yo mismo era un teletrabajador, después de todo como se suele decir: “El derecho se aprende estudiando, pero se ejerce pensando.“, y la práctica de pensar no está limitada a un espacio sino a muchos, es decir, que en potencia podríamos ejercer mientras caminamos, viajamos, en nuestra oficina, en nuestra casa, o en un parque, o inclusive tomando un café en un restaurant.
El 2 de marzo de este año a las 19:51:06 publique, desde Valladolid-España, la primera versión de esta tesis que se resume en el concepto de “OFICINA JURÍDICA VIRTUAL”, estuve analizando desde entonces los diferentes tipos de sitios Web así como el impacto que tienen en la red y sus internautas, por ejemplo:
1) foros de discusión (phpBB, vBulletin, Invision power board, MyBB, SMF), que note son muy usados para compartir archivos .torrent o .pando de música, videos y películas sobre todo; también revisé los típicos
2) Blogs de los cuales destacan los sistemas multiblogs creados por Blogger y WordPress, en los cuales cualquier usuario puede habilitarse en prácticamente minutos todo un portal con geniales funcionalidades para publicar cualquier tipo de información respetando las condiciones de uso del servicio, este hecho, dió lugar a lo que se conoce como la blogosfera de la cual surgieron también webs como FeedBurner y Technorati que reunen todos los blogs en una red de información; por su parte vinieron con fuerza las
3) Redes Sociales, tales como FaceBook, Hi5, Jaiku entre otras, que hoy por hoy se han convertido en el modo mas sofisticado y de moda para encontrar a viejos amigos y hacer nuevos viendo sus perfiles y fotografias que ellos publican, son el mejor ejemplo que he visto de integración de sistemas y generación de comunicación interpersonal,
4) Redes de comunicación, tales como Twitter [1] cuya simplicidad interactúa con la telefonía celular a través de los SMS y con los típicos CHAT con el afán de responder una pregunta tan simple como ¿Qué estas haciendo ahora?.
Todos estos ejemplos exitosos tienen en común que en el fondo son sitios Web que utilizan bases de datos pero lo que realmente los diferencia es la forma en la que fueron diseñados para crear un nuevo concepto (ej. blog), bajo este análisis considero que para crear una nueva especie de sitio Web, este debe ser estructurado según un concepto que le dote de tal funcionalidad que los usuarios puedan usarlo para el fin propuesto. Características como la simplicidad, usabilidad, interactividad con el usuario, rapidez, colores frescos en el diseño, entre otros son aspectos a considerar para su éxito.
2. LA OFICINA
Según la RAE, Oficina es el local donde se hace, se ordena o trabaja algo, es decir, es un ESPACIO, que podría ser físico o virtual, creado con un propósito especialmente de tipo laboral, por eso dependerá del tipo de trabajo de cómo esté estructurada la oficina y sea adecuada al mismo.
En general considero que una oficina debe estar organizada de tal manera que cumpla funciones tales como:
- comunicación interna y externa (teléfono, mail, internet)
- gestión de la información (depósitos, gabeteros, archivadores)
- espacio confortable de trabajo (iluminado, ambientado, oxigenado, artístico, etc)
- trabajo colaborativo (salas de reunión)
- recepción al cliente (salas de espera agradables)
- arquitectura flexible (que se adapte a los cambios fácilmente)
No obstante su utilidad claramente necesaria, debemos considerar que para poner en marcha una Oficina precisaremos efectuar gastos - sólos o en su caso compartirlos - tales como:
- alquiler o anticrético,
- luz,
- agua,
- teléfono,
- secretaria,
- mobiliario,
- seguro,
- biblioteca,
- internet
- transporte hacia la oficina
- diseño arquitectónico y decorativo
3. LA OFICINA VIRTUAL
En Wikipedia a la letra dice: “Una Oficina Virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una Oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.” En lo personal defino a la Oficina Virtual como:
“Un conjunto de aplicaciones organizadas como un sitio Web para cumplir con las funciones propias de una oficina”. Cada aplicación es un servicio necesario o complementario para que el usuario pueda trabajar.
Estamos frente a un nuevo modelo de oficina, que implica una adaptación de parte del trabajador, un ligero cambio de mentalidad mas adecuado a la modernidad y que significa utilizar la tecnología de información mas intensamente o bien confiar en una tercera persona que se haga cargo. Esta oficina es un espacio virtual en línea y accesible vía Internet, desde una computadora o teléfono celular, que debería cumplir las mismas seis funcionalidades de una oficina tradicional, no obstante cabría aclarar que no todos los trabajos se adaptarán este tipo de oficina. Sin embargo, trabajos de servicios donde el trabajador debe orientar, asesorar y guíar a sus clientes califican para este tipo de espacio virtual de trabajo.
Acordes a la sociedad de la información este nuevo concepto coincide con la tendencia de los profesionales a practicar el teletrabajo - trabajo a distancia - y al estado actual de la tecnología informática cuyos costos son cada vez más accesibles, en cuanto a: 1) hardware me refiero específicamente a los smarth phones - HTC -, y portátiles - como las Acer que cuestan cerca de 750 $us -, con los cuales se puede acceder a Internet inhalámbricamente utilizando wi-fi, y revisar el correo electrónico así como actualizar un portal Web, y 2) acceso a Internet los precios han bajado considerablemente a razón de 25$us/mensuales e inclusive gratis en Zonas WiFi ubicadas algunos Cafes, aeropuertos e instituciones.
Así como el correo postal tradicional ha sido prácticamente sustituido por el correo electrónico, o la telefonía convencional ha sido sustituida por la telefonía IP con la consecuencia baja de precios de llamadas internacionales, y dada la equivalencia funcional, regulada en más de un país, entre la firma manuscrita y la firma digital o la del documento tangible y el documento electrónico, la oficina virtual tiene argumentos suficientes para convertirse muy pronto el modo mas común, moderno y sofisticado de trabajar y en su caso acceder al mercado laboral.
Tampoco creo que sea excluyente utilizar una oficina virtual y una tradicional simultaneamente, sería muy eficiente utilizar ambos de un modo organizado por supuesto, en todo caso su sólo uso reflejaría en el cliente una impresión de modernidad de la persona o institución que la utilice.
Ventajas de utilizar una oficina virtual online
- Abierta 24 horas, 365 días al año
- Accesible desde cualquier parte del mundo
- Venta de servicios online con pago por tarjeta de crédito o débito
- Su costo es significativamente mas económico e inclusive podría ser gratuito
- Múltiples canales de comunicación: correo electrónico, voIp, videoconferencias, chat, SMS.
- Secretaria virtual
- Salas virtuales de reunión para trabajo en equipo
- Clientela a nivel global
- Multi-idiomas
- Publicación de información: artículos, fotos, documentos, música, etc.
- Interrelacionamiento automático con otras oficina virtuales
- Flexibilidad y multiples diseños
4. LA OFICINA JURÍDICA VIRTUAL
En base al análisis anterior, una Oficina Jurídica Virtual - OJV - la podemos definir como:
“Un conjunto de aplicaciones organizadas como un sitio Web para cumplir con las funciones propias de una oficina jurídica”. Cada aplicación es un servicio necesario o complementario para que el usuario abogado pueda ejercer su profesión.”
Estas aplicaciones deben comprenderse como herramientas útiles destinadas a prestar un servicio y con un objetivo concreto que se pueden configurar a discreción por cada usuario en su sitio Web, y pueden ser diferentes tipos:
- De comunicación (correo electrónico, IM, Skype, Chat, Formularios de contacto, consultas jurídicas)
- Informativas (noticias de periódicos, revistas, actividades en los colegios u otros sitios Web, buscadores de legislación y jurisprudencia, enlaces de librerías jurídicas)
- Gestión de información
- De entretenimiento (juegos online)
- De formación (biblioteca,
- Sociales (encontrar y conocer abogados, cupido legal)
- Culturales y artísticas, (diseño Web, galería de fotos)
- Administrativas. (Gestión de procesos online)
En todo caso la OJV se perfila como una alternativa ideal a la típica oficina tradicional, de hecho es muy probable que en los próximos 10 años todo se maneje a nivel virtual.
Correo Electrónico Vrs. OJV.- Alguien podría preguntarse, ¿para qué tener una OJV si el abogado puede usar su correo electrónico y comunicarse con su cliente de igual manera?, en principio diría que entonces para esta persona sería lo mismo tener una bicicleta que un monopatín si su objetivo es trasladarse de un lugar a otro, ambos son medios de transporte al fin y al cabo, pero son tecnologías diferentes para usos distintos, lo mismo ocurre con un correo electrónico y una OJV, esta última es mas completa e incluye al correo electrónico.
Motivos que dieron lugar a la OJV. Entre acudir a los juzgados, reuniones, almuerzos y cenas trabajo, el día se va y la oficina tradicional termina siendo el lugar donde citamos al cliente, recibimos correspondencia, y tenemos a la secretaria contestando llamadas. Cada año las Universidades titulan a mas abogados, de los cuales una gran mayoría se inscriben en los Colegios de Abogados para ejercer su profesión, algunos de ellos logran trabajar en Estudios Jurídicos que les dan la posibilidad de practicar e inclusive ejercer como miembros asociados o personal de planta; otros con, más o menos, experiencia se postulan a convocatorias de puestos de trabajo en empresas e instituciones públicas y privadas; y la diferencia entre unos y otros litigan, o bien sólos o bien con amigos, en las diferentes áreas de especialización jurídica. Hay algo en común y “es que todos quieren trabajar y ejercer su profesión que estudiaron 4 o 5 años”, en definitiva ganarse la vida.
¿Necesitamos una Oficina para ejercer nuestra profesión? Eventualmente la necesitaremos bien sea para ejercer sólos o junto a otros colegas, de hecho podríamos tener mas de una oficina, para que nuestros clientes puedan acudir físicamente pero también virtualmente, o simultaneamente podríamos tener una virtual y otra tradicional, (1) para contactarse cada vez que lo requieran bien sea para una orientación, asesoramiento o resolución de algún conflicto, e (2) inclusive precisamos de una oficina para almacenar y organizar nuestra documentación.
5. LOS CLIENTES DE LOS ABOGADOS EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
Lo que un abogado precisa son clientes a los cuales pueda asesorar o defender efectivamente; lo cierto es que la atención que recibirá el cliente debe ser eficiente, evitando en todo momento que vaya al despacho a perder su tiempo, o que haga llamadas que nunca serán contestadas, o peor aún que haga llamadas que se las contesten y les digan: “disculpe, el Dr. Ocupado esta en una reunión, le devolverá pronto la llamada”. El abogado debe pensar que a veces el cliente quiere decirle 2 o 3 cosas que se le vinieron a la mente y que la mejor forma en la cual puede expresarlas es por escrito, en un espacio de comunicación virtual cliente-abogado, por supuesto, salvo aquellas conversaciones que deben hacerse necesariamente de modo presencial para lo cual el cliente debería pedir cita aunque esto también podría hacerlo a través de la OJV.
Me anticipo a decir, que los clientes de hoy y del mañana son personas, naturales o jurídicas, que: (1) tienen conocimiento y acceso diario a internet - desde sus computadoras de casa, trabajo, o cafe internet, PDAs, o celulares -, (2) les sería mas cómodo exponer su caso, dudas o problemas jurídicos escribiéndolos directamente en un entorno personalizado y seguro que el abogado o estudio jurídico le proporcione, espacio que vendría a ser la Oficina Jurídica Virtual o por sus iniciales OJV.
Por ejemplo, un cliente desde su trabajo o su casa a las 11 de la noche de un domingo, ingresará a la OJV de su abogado y rellenará el formulario de contacto desde el cual podrá enviarle esas 2 o 3 cosas que quiere decirle, con lo cual ahorramos tiempo y dinero a nuestro cliente e inclusive a nosotros mismos; la mañana de lunes el abogado leerá su correo electrónico enterándose de la inquietud de su cliente y le responderá, como se puede ver no hubo cita previa ni desplazamiento de un lugar a otro, ni un tiempo de espera innecesario.
Otro ejemplo, en el supuesto de que tanto el abogado como el cliente se encuentren de viaje el uso de la OJV se hace aún mas evidente, la ausencia de uno y otro hace que deban comunicarse por teléfono, pero también podrían hacerlo a través de las herramientas de comunicación de la OJV, como el correo electrónico o telefonía IP usando skype.
Razones para adquirir una Oficina Jurídica Virtual
1. Porque tus clientes del presente y el futuro son internautas como tú.
2. Porque es más barato que tener una oficina jurídica tradicional.
3. Porque es una solución completa que cubre todas las necesidades de un abogado.
4. Porque se adapta a la manera en la que ejerzo el Derecho.
5. Porque puedo expresar mis opiniones y compartir información.
6. Porque a diferencia de una tradicional esta abierta 24 horas y 365 días al año.
7. Porque puedo tener una comunicación segura y confiable con mi cliente
7. DE LA COMUNIDAD JURÍDICA VIRTUAL
Cuando muchos profesionales utilicen su oficina jurídica virtual, generarán tal cantidad de información que será preciso crear un espacio con la capacidad técnica para que, en tiempo real, los abogados puedan: 1) compartir información y también 2) comunicarse entre ellos e inclusive interrelacionarse, para lograr este objetivo es necesaria una plataforma tecnológica que prevea esta posibilidad. E stoy convencido que la evolución lógica de todos los tipos de sitio Web conocidos hasta la fecha, y además descritos en este documento, evolucionarán inevitablemente hacia la OFICINA VIRTUAL asociada a un profesional identificado.
Así como enseñando se aprende más, hablando de comunidades online considero que prácticamente la tendencia actual del Interrnet la podemos resumir en esta frase: “Si compartes conoces, mientras mas conozcas mas compartes” AAL.
* Este documento es la base ideológica de la implementación y desarrollo de la plataforma tecnológica para que en diciembre 2007 en los Colegios de Abogados de Tarija, Chuquisaca y La Paz los colegiados habiliten gratuitamente su Oficina Virtual. Tenemos la intención de ampliar este proyecto, con nuestra plataforma, a nivel internacional bajo el dominio Derechoteca.com y en Ecuador lo haremos junto al CETID bajo el dominio Abogados.ec.Contáctenos si usted quiere contribuir a este proyecto o tiene alguna sugerencia por estos medios:
Calle Yanacocha N º 630 Edificio Colegio de Abogados, Planta Baja, Oficina 2.
Derechoteca.com La Paz - Bolivia
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